গোপনীয়
বার্ষিক গোপনীয় অনুবেদন পূরণের ক্ষেত্রে কিছু মুখ্য বিষয়
সংশ্লিষ্ট সকলকে বার্ষিক গোপনীয় অনুবেদন পূরণের ক্ষেত্রে নির্দেশনাবলী অবশ্যই পাঠ করিতে হইবে
সাধারণ অনুসরণীয় বিষয়সমূহ
১. সাধারণ বার্ষিক গোপনীয় অনুবেদন একজন কর্মকর্তার ক্ষেত্রে পঞ্জিকা বৎসরে একবার তৈরি করতে হবে।
২. বিশেষ বার্ষিক গোপনীয় অনুবেদন উর্ধতন কর্তৃপক্ষের নির্দেশে বিশেষ প্রয়োজনানুসারে যে কোনো সময় তৈরি করা হইবে, অবশ্যই এই ক্ষেত্রে অনুবেদনাধীন কর্মকর্তাকে অনুবেদনকারী কর্মকর্তার অধীনে ন্যূনপক্ষে ৩ মাস কাল চাকুরী করিয়া থাকিতে হইবে।
৩. অনুবেদনে কোনোরূপ বিরূপ মন্তব্য থাকে তাহা হইলে সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয়/বিভাগ অনুবেদনের কেবলমাত্র সংশ্লিষ্ট অংশের ঊদ্ধৃতি অনুবেদনাধীন কর্মকর্তার নিকট প্রেরণ করিবেন।
৪. বার্ষিক গোপনীয় অনুবেদন কোন অবস্থাতেই ভাঁজ করা যাইবে না। পূরণ করা অনুবেদন এক দপ্তর হইতে অন্য দপ্তরে দপ্তরে প্রেরণ করিবার সময় অবশ্যই খামে 'গোপনীয়' কথাটি চিহ্নিত করিতে হইবে।
দপ্তরের জন্য নির্দেশনাবলী
৫. মন্ত্রণালয়/বিভাগ/দপ্তরসমূহ তাহাদের প্রশাসনিক নিয়ন্ত্রণাধীনে সকল গেজেটেড কর্মকর্তার ক্ষেত্রে অনুবেদনকারী কর্মকর্তা এবং প্রতিস্বাক্ষরকারী কর্মকর্তাকে তাহা নির্ধারণ করিবেন। তাহারা গোপনীয় অনুবেদন পেশ করারও পথ নির্দেশ করিবেন।
৬. নিকটতম উর্ধতন কর্মকর্তা অনুবেদনের সূচনা করিবেন এবং অনুবেদনকারী কর্মকর্তার উপরস্থ কর্মকর্তা ইহাতে প্রতিস্বাক্ষর করিবেন। অনুবেদনাধীন কর্মকর্তার কাজের সঙ্গে উভয়েরই সংশ্লিষ্ট থাকিতে হইবে।
৭. কোন স্পষ্টীকরণ, ব্যাখ্যা বা নির্দেশনার প্রয়োজন হইলে জনপ্রশাসন মন্ত্রণালয়ের সাথে যোগাযোগ করা যাইতে পারে।
অনুবেদনাধীন কর্মকর্তার জন্য নির্দেশনাবলী
৮. বার্ষিক গোপনীয় অনুবেদনের ২য় অংশ দুই প্রস্থে পূরণ করিয়া উভয় কপিতে যথাস্থনে তারিখসহ স্বাক্ষর দান করিবেন।
৯. এই বেপারে নিশ্চিত হইবেন যে, এই অংশে লিখিত ব্যক্তিগত বিবরণ আপনার দ্বারা পেশকৃত সর্বশেষ চাকুরীর বৃত্তান্ত ফরম (ও, এস, আর ফরম) এর সাথে সঙ্গতিপূর্ণ এবং সত্য হয়।
অনুবেদনাধীন কর্মকর্তার জন্য নির্দেশ
১০. আপনার অধীনস্থদের সম্পর্কে অনুবেদন লিখিবার সময় :
(ক) যথাসম্ভব বস্তুনিষ্ট হউন।
(খ) যথাসম্ভব সতর্কতা অবলম্বন করুন।
(গ) দ্বর্থক বা কৌশলে এড়াইয়া যাওয়ার সময় মন্তব্য না করিয়া সুস্পষ্ট ও সরাসরি মন্তব্য করুন।
(ঘ) অতিরঞ্জন ও স্থুল অবমূল্যায়ন পরিহার করুন।
১১. সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তার ব্যর্থতা ও দুর্বলতা নজরে পড়া মাত্র ইহা যথাশীঘ্র তাহার গোচরীভূত করিবেন এবং অনুবেদনাধীন কর্মকর্তার বার্ষিক গোপনীয় অনুবেদনে তাহা লিপিবদ্ধ করিবার পূর্বে সংশোধনের জন্য তাহাকে এইভাবে সুযোগ দিবেন।
১২. মূল ও প্রতিলিপির সংশ্লিষ্ট ঘরগুলি অনুস্বাক্ষর করিয়া এই ফরম দুই প্রস্থে পূরণ করিবেন।
১৩. লেখচিত্র অনুবেদনাধীন কর্মকর্তার একটি সামগ্রিক মূল্যায়ন করা যাইতে পারে। তাছাড়া ৩য় ও ৪র্থ অংশে প্রতিফলিত হয় নাই অনুবেদনাধীন কর্মকর্তা সম্পর্কে এমন কোন বিষয় থাকিলে তাহাও লেখচিত্রের জন্য নির্ধারিত স্থানে সংক্ষেপে বর্ণনা করিবেন।
১৪. ৩য় হইতে ৬ষ্ঠ অংশ পূরণ করার পর ফরমটি প্রতিস্বাক্ষরকারী কর্মকর্তার নিকট প্রেরণ করিবেন।
১৫. আপনার অধীনে ন্যূনতম তিন মাস কাল চাকুরী করিয়াছেন এমন প্রত্যেক কর্মকর্তার অনুবেদন পেশ করিবেন।
প্রতিস্বাক্ষরকারী কর্মকর্তার জন্য নির্দেশ
১৬. অনুবেদনাধীন কর্মকর্তার বিষয়ে আপনার ব্যক্তিগত পর্যবেক্ষণের আলোকে অনুবেদনকারী কর্মকর্তার মন্তব্যসমূহ মূল্যায়ন করিয়া ৭ম অংশে আপনার নিজস্ব মতামত লিখিবেন। সামগ্রিক মূল্যায়নের ভিত্তিতে মোট নাম্বারের প্রাপ্যতাও উল্লেখ করিবেন।
১৭. আপনি যদি মনে করেন অনুবেদনকারী কর্মকর্তার কোন বিশেষ ভুল এবং তাহা বাতিল করা দরকার তাহা হইলে আপনার বিবেচনায় যথোপযুক্ত অন্য কোন মন্তব্য লিপিবদ্ধ করিবেন। আপনি যদি কোন মন্তব্যের বিষয়ে সম্পূর্ণ একমত না হন, তাহা হইলে ৭ম অংশে প্রতিস্বাক্ষরকারী কর্মকর্তার মন্তব্য শীর্ষক স্থানে আপনার নিজস্ব মতামত লিখিবেন।
১৮. আপনার মন্তব্য লিখিয়া প্রতিস্বাক্ষরের পর ফরমটি সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয়/বিভাগ/দপ্তরের বার্ষিক গোপনীয় অনুবেদন হেফাজতের জন্য দায়ী কর্মকর্তার নিকট প্রেরণ করুন।
